Leadsysteem1. Wie is verantwoordelijk?
Deze privacyverklaring geldt voor Leadsysteem. De juridische bedrijfsgegevens vind je in de algemene voorwaarden. Voor vragen over je privacy kun je mailen naar [email protected].
Leadsysteem is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens van websitebezoekers, contactpersonen en gebruikers voor de eigen dienstverlening, administratie en beveiliging. Gebruikt een bedrijf Leadsysteem voor zijn offerteaanvragen en klantcontact, dan bepaalt dat bedrijf waarvoor die klantgegevens worden gebruikt. Leadsysteem verwerkt die gegevens in opdracht van dat bedrijf. De verwerkersafspraken staan in de algemene voorwaarden, bijlage A.
2. Welke gegevens gebruiken we?
- Contact en account: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, adres, land, accountgegevens en je rol binnen een bedrijf.
- Bedrijfsprofiel: website, werkzaamheden, werkgebied, logo, kleuren, projecten en de antwoorden die je tijdens de onboarding geeft.
- Aanmelding en betaling: factuurgegevens, IBAN, rekeninghouder, abonnementsstatus, betaal- en mandaatreferenties en bewijs van je akkoord, zoals datum, tijd, IP-adres, browsergegevens en de geaccepteerde voorwaardenversie.
- Gebruik en beveiliging: IP-adres, technische verzoekgegevens, foutmeldingen, sessiegegevens en relevante wijzigingen in het platform.
- Contact met ons: berichten, vragen en informatie die je zelf aan ons doorgeeft.
- Gegevens in opdracht van klanten: contactgegevens van leads, adres en woonplaats, formulierantwoorden, notities, contactmomenten, taken en afspraken. Welke gegevens worden vastgelegd, hangt af van de inrichting door het betreffende bedrijf.
Gegevens ontvangen we van jou, van het bedrijf dat je account beheert, via ingevulde formulieren of via koppelingen die voor jouw bedrijf zijn ingeschakeld.
3. Waarvoor en op welke grondslag?
- Dienstverlening en overeenkomst: je aanmelding verwerken, een account beschikbaar stellen, de onboarding verzorgen, het platform laten werken, ondersteunen en het abonnement uitvoeren. Daarvoor zijn de benodigde account-, bedrijfs- en betaalgegevens nodig.
- Wettelijke verplichtingen: de financiële administratie bijhouden en voldoen aan toepasselijke fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
- Gerechtvaardigde belangen: vragen beantwoorden, zakelijke contactpersonen bedienen, misbruik en dubbele aanmeldingen voorkomen, onze systemen beveiligen en technische fouten oplossen. We wegen daarbij onze belangen af tegen jouw privacy.
- Toestemming: waar dat nodig is voor niet-noodzakelijke tracking of marketing. Je kunt die toestemming weer intrekken. Dat verandert niets aan eerder rechtmatig gebruik.
Het accepteren van de algemene voorwaarden is geen algemene toestemming voor reclame. Een offerteaanvraag is op zichzelf ook geen toestemming voor onbeperkte marketing.
Geef je gegevens die nodig zijn voor het account of de betaling niet op, dan kunnen we de aanmelding mogelijk niet afronden. Bij gegevens van leads bepaalt het betreffende bedrijf de grondslag en de verplichte velden.
4. Koppelingen en websiteanalyse
Koppelingen werken alleen wanneer ze voor het betreffende account of bedrijf zijn ingesteld. Je gegevens worden niet automatisch naar iedere hieronder genoemde dienst gestuurd.
- Google Agenda: na het verbinden kunnen we de gekozen agenda's en afspraken gebruiken voor planning en synchronisatie. Daarbij kunnen onder meer namen, e-mailadressen, tijdstippen, locaties, omschrijvingen en vergaderlinks worden verwerkt.
- Google Contacten: na het verbinden kunnen contactgegevens worden aangemaakt of bijgewerkt. Afhankelijk van de inrichting worden ook adresgegevens en formulierantwoorden in het notitieveld meegestuurd.
- Meta: gekoppelde Facebook- en Instagram-functies kunnen gegevens van leadformulieren, pagina's, campagnes en advertentieresultaten verwerken. Tracking van bezoekers voor marketing is een afzonderlijk onderdeel waarvoor, waar vereist, toestemming nodig is.
- WhatsApp: wanneer je een gesprek opent, worden het telefoonnummer en een eventueel gekozen bericht aan WhatsApp doorgegeven. Daarna gelden voor het gesprek ook de voorwaarden en privacyregels van WhatsApp.
- Adres opzoeken: bij een Nederlands adres op de aanmeldpagina worden postcode en huisnummer naar de PDOK Locatieserver gestuurd om straat en plaats op te zoeken. Er worden daarbij geen naam, e-mailadres of betaalgegevens meegestuurd. De opzoeking loopt via onze server; we sturen je browsercookies, accountgegevens en IP-adres niet mee naar de adresdienst.
- Websiteanalyse: als je in de onboarding je website laat analyseren, lezen we de openbare homepage om bijvoorbeeld een bedrijfsomschrijving, kleuren en logo voor te stellen. Als de Azure-analyse is ingeschakeld, wordt homepage-inhoud naar Microsoft Azure gestuurd voor een tekstvoorstel. Je controleert de voorgestelde gegevens zelf.
Google-gebruikersgegevens gebruiken we voor de door jou ingeschakelde functies en volgens de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Die gegevens zijn niet bedoeld voor verkoop, advertentietargeting of het trainen van algemene AI-modellen. Je kunt toegang ook intrekken via de instellingen van je Google-account. Het intrekken stopt toekomstige toegang; het verwijdert niet vanzelf gegevens die al rechtmatig in je administratie zijn opgeslagen.
5. Met wie delen we gegevens?
We gebruiken leveranciers voor de onderdelen van de dienst die je afneemt. Daaronder vallen hosting en beveiliging, database en accountbeheer (Supabase), e-mailbezorging (Resend), betalingen en incassomachtigingen (Mollie) en, wanneer ingeschakeld, de diensten uit het vorige onderdeel.
Deze partijen krijgen de gegevens die voor hun taak nodig zijn. Mollie ontvangt bijvoorbeeld betaal- en mandaatgegevens; een e-maildienst ontvangt het adres en de inhoud van een verzonden bericht. Externe aanbieders kunnen voor hun eigen wettelijke verplichtingen zelfstandig verantwoordelijk zijn.
Bevoegde medewerkers en beheerders kunnen toegang hebben voor ondersteuning, beheer en beveiliging. We kunnen gegevens ook delen als de wet dat vereist of als dat noodzakelijk is voor de afhandeling van een geschil. We verkopen je persoonsgegevens niet.
6. Verwerking in andere landen
Leadsysteem wordt vanuit Zwitserland aangeboden. Door het gebruik van internationale leveranciers kunnen gegevens daarnaast binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en daarbuiten worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten. De betrokken landen hangen af van de gebruikte dienst, de gekozen koppeling en de verwerking door die leverancier.
Voor doorgifte waarvoor de privacywetgeving aanvullende bescherming vereist, moet een geldige grondslag voor die doorgifte bestaan, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met zo nodig aanvullende maatregelen. Wil je weten welke leveranciers, landen en waarborgen op jouw verwerking van toepassing zijn? Vraag dat op via [email protected].
7. Hoelang bewaren we gegevens?
De bewaartermijn hangt af van het doel en onze wettelijke verplichtingen:
- Account- en profielgegevens: zolang je account of abonnement nodig is voor de dienstverlening. Na beëindiging beoordelen we wat nog nodig is voor afwikkeling, beveiliging, een geschil of een wettelijke verplichting.
- Facturen, betalingen en machtigingsbewijs: zolang de toepasselijke fiscale bewaarplicht geldt en zolang bewijs nodig is voor de afhandeling van betalingen en eventuele claims.
- Vragen en ondersteuning: zolang nodig om de vraag af te handelen en relevante afspraken of een terugkerend probleem te kunnen vaststellen.
- Technische logs: zolang nodig voor het onderzoeken van fouten, het beveiligen van de dienst en het afhandelen van incidenten. Gegevens die daarvoor niet meer nodig zijn, horen te worden verwijderd of geanonimiseerd.
- Gegevens van leads: volgens de instructies en afspraken met het verantwoordelijke bedrijf, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en de afwikkeling van de dienstverlening.
Een opzegging van je abonnement is niet hetzelfde als een verzoek om alle gegevens te verwijderen. Neem voor verwijdering of een overzicht van de termijnen contact met ons op. Gegevens in back-ups kunnen nog aanwezig zijn totdat die back-ups volgens hun bewaarroutine worden vervangen; herstel mag niet leiden tot blijvende herinvoering van verwijderde gegevens.
9. Beveiliging
We gebruiken maatregelen zoals versleutelde verbindingen, toegangsrechten, afscherming van integratiesleutels en controles op ongeoorloofde verzoeken. Welke maatregelen nodig zijn, hangt af van de gegevens en de risico's. Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen.
Vermoed je misbruik of een datalek? Mail dan naar [email protected]. Stuur geen wachtwoorden, API-sleutels of volledige bankgegevens mee.
10. Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de toepasselijke privacywetgeving kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van het gebruik of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing. Verwerking op basis van toestemming kun je laten stoppen door die toestemming in te trekken.
Mail je verzoek naar [email protected]. We kunnen je vragen je identiteit op een passende manier te bevestigen. Stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. Onder de AVG reageren we in beginsel binnen één maand. Als wettelijk meer tijd nodig en toegestaan is, laten we je dat weten. Niet ieder verzoek kan volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld als gegevens nog wettelijk moeten worden bewaard.
Gaat je verzoek over een offerteaanvraag bij een bedrijf dat Leadsysteem gebruikt? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf. Het bepaalt het gebruik van jouw aanvraaggegevens. Als we zo'n verzoek ontvangen, helpen we het verantwoordelijke bedrijf volgens de verwerkersafspraken.
Je kunt ook een klacht indienen bij een bevoegde toezichthouder, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland of de Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) in Zwitserland.
11. Automatische verwerking
Het platform automatiseert bijvoorbeeld synchronisatie, verzending, abonnementsverwerking en voorstellen voor een bedrijfsprofiel. De websiteanalyse levert voorstellen op die je zelf kunt controleren. Deze functies zijn niet bedoeld om uitsluitend automatisch beslissingen te nemen die jouw wettelijke rechten of positie op een vergelijkbare manier aanzienlijk beïnvloeden.
12. Wijzigingen en contact
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening of de regels veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer deze versie is bijgewerkt. Bij wijzigingen waarvoor een aparte mededeling of toestemming nodig is, handelen we dat afzonderlijk af.
Heb je een vraag? Neem contact op met Leadsysteem via [email protected].